Als je patiënt een fysieke klacht krijgt, wil hij/zij snel en efficiënt geholpen worden. Contact opnemen met jou als fysiotherapeut moet daarom een vlotte en makkelijke ervaring zijn. Dit contact kan op verschillende manieren plaatsvinden: via de website, telefonisch, door binnen te lopen in de praktijk of direct contact met jou. Het is belangrijk dat deze aanmelding drempelloos gebeurt zodat iemand snel op het juiste spoor zit.
Een gebruiksvriendelijke website
De praktijk website is het visitekaartje van de praktijk. Toch zien we nog geregeld dat het niet eenvoudig is direct via de website een afspraak te maken. Hier is veel winst te boeken voor de patiënt én praktijk.
Navigatie en vindbaarheid
De website van de fysiotherapiepraktijk is vaak het eerste contactpunt. Het is essentieel dat de website overzichtelijk en gemakkelijk te navigeren is. Informatie zoals contactgegevens, openingstijden en een afsprakenwidget moeten direct zichtbaar zijn. Dit voorkomt frustratie en zorgt ervoor dat je patiënt snel de benodigde informatie kan vinden.
Online afspraakplanner
Een online afspraakplanner is een onmisbaar hulpmiddel. Hiermee kan je patiënt direct zelf een afspraak inplannen bij de fysiotherapeut die gespecialiseerd is in de klacht. De patiënt komt hiermee direct in de agenda van de juiste fysiotherapeut. Door de real time synchronisatie worden dubbele boekingen voorkomen en heeft de patiënt direct inzicht in de beschikbare tijden.
Direct advies en zelfhulp
Een extra waardevolle toevoeging op je website is een omgeving met zelfhulpinformatie en adviestools. Denk bijvoorbeeld aan informatiepagina’s, video’s met oefeningen of blogs met tips. Door dit te koppelen aan de klacht waarmee een afspraak gemaakt wordt, krijgt je patiënt de juiste informatie over zijn klacht. Dit helpt je patiënt om alvast aan de slag te gaan met het herstel van de klacht terwijl hij wacht op zijn afspraak.
Telefonisch contact
De meeste mensen bellen nog steeds voor het maken van een afspraak.
Bereikbaarheid
Zorg ervoor dat je praktijk telefonisch goed bereikbaar is tijdens openingstijden. Een vriendelijke receptionist kan een groot verschil maken in de eerste indruk van je praktijk. Maar ook een goede automatische beantwoorder als de telefoon bezet is of de praktijk gesloten is, is essentieel om de verwachtingen van je patiënt te managen.
Telefonische triage en advies
Bij het eerste telefonische contact kan een triage worden uitgevoerd. Dit houdt in dat de receptionist, ondersteund door digitale hulp, de klachten van je patiënt inventariseert en direct een afspraak plant bij de juiste specialist. Daarnaast kan er direct advies worden meegegeven aan de patiënt over wat hij kan doen om in de tussentijd de klachten te verlichten. Dit zorgt voor een efficiënter behandeltraject en biedt je patiënt alvast een stukje houvast.
Binnenlopen in de praktijk
Veel praktijken hebben een belangrijke wijkfunctie waar je als patiënt makkelijk kunt binnenlopen.
Gastvrijheid
Voor patiënten die liever persoonlijk langskomen, is het belangrijk dat ze gastvrij worden ontvangen. Een warme ontvangst en een uitnodigende wachtruimte dragen bij aan een positieve ervaring.
Direct hulp en advies
De patiënt die binnenloopt wil het liefst direct geholpen worden of op zijn minst snel een afspraak kunnen regelen. Daarnaast kan er ter plekke advies worden gegeven over hoe ze alvast kunnen omgaan met hun klacht. Dit toont aan dat je hun gezondheid serieus neemt en ze altijd welkom zijn.
Direct contact met jou als fysiotherapeut
Vooral patiënten die al bij je bekend zijn, weten je over het algemeen goed te vinden. Nu gebeurt dit vaak via e-mail, whatsapp of telefonisch.
Korte lijntjes
De korte lijntjes hebben veel waarde voor je patiënten. Ze hebben het gevoel dat er altijd iemand voor hen klaarstaat. Voor jou als fysiotherapeut kan dit een valkuil zijn omdat je via allerlei kanalen informatie krijgt en je veel tijd kwijt bent met het afhandelen van de vragen of het maken van een afspraak. Het is het best als deze communicatie via één kanaal verloopt, bijvoorbeeld de chatfunctie binnen je EPD.
Snelle respons en digitale oplossingen
Een snelle respons op vragen of zorgen kan veel betekenen voor je patiënt. Digitale oplossingen zoals een chatfunctie kan hierbij helpen. Deze tool biedt niet alleen een directe communicatielijn, maar kan ook automatisch persoonlijke adviezen geven. De chat kan bijvoorbeeld automatisch reageren en navigeren naar het maken van een afspraak. Daarnaast kan er informatie worden toegestuurd, zoals informatie over de klacht of het geven van oefeningen.
Conclusie
Een soepel contact met jou als fysiotherapeut begint bij een gebruiksvriendelijke website, een goed bereikbaar telefonisch systeem, gastvrijheid in de praktijk en directe communicatiemogelijkheden. Door digitale oplossingen te integreren, zoals een online afspraakplanner, een zelfhulpomgeving en patiëntomgeving, wordt niet alleen de patiënt tevredenheid verhoogd, maar ook jouw efficiëntie in het werk als fysiotherapeut. Het is daarnaast van groot belang dat je patiënt direct een afspraak krijgt bij de fysiotherapeut die veel kennis heeft over zijn specifieke klacht en alvast advies krijgt om direct aan de slag te kunnen gaan. Dit verhoogt de kans op een succesvolle behandeling en een sneller herstel. Een goede eerste indruk en een gerichte behandeling vormen samen de basis voor een positief behandeltraject.
Door aandacht te besteden aan deze aspecten, kan elke fysiotherapiepraktijk ervoor zorgen dat patiënten zich gehoord en geholpen voelen vanaf het eerste contact tot aan de laatste behandeling.
