Bij het kiezen tussen het overstappen naar een nieuw of bestaand EPD-systeem voor je fysiotherapiepraktijk zijn er verschillende overwegingen die belangrijk zijn om mee te nemen. De beslissing heeft veel invloed op je dagelijkse bedrijfsvoering, patiëntenzorg en administratieve afhandeling in de praktijk. Hier zijn de belangrijkste factoren waar je als praktijkhouder rekening mee moet houden bij het overstappen naar een bestaand of nieuw EPD-systeem.
Stabiliteit versus Innovatie
Bestaand systeem: Stabilteit en betrouwbaarheid
Een bestaand EPD-systeem biedt vaak een bewezen staat van dienst. Er zijn geen kinderziektes meer. Dit is een voordeel.
Het nadeel is dat de prestaties ten kosten kunnen gaan door verouderde software en serverdiensten.
Nieuw systeem: Moderne technologie en ontwikkelfase
Een nieuw systeem biedt toegang tot moderne technologieën en meer flexibele functionaliteiten. Dit kan je praktijk efficiënter maken en nieuwe mogelijkheden bieden voor bijvoorbeeld mobiel gebruik, cloudopslag en snellere updates.
Een nieuw systeem is vaak beter voorbereid op toekomstige ontwikkelingen en groei van je praktijk. Dit kan op lange termijn voordelen geven en kostenbesparend zijn.
Het programma is nog in ontwikkeling en daardoor zou je mogelijk nog functionaliteiten kunnen missen.
Kosten op korte en lange termijn
Bestaand systeem: ontwikkelkosten en licentiekosten
Een bestaand systeem heeft zijn ontwikkelkosten al terugverdiend en dit kan voordelen hebben in lagere licentiekosten.
Aan de andere kant kan het zijn dat licentiekosten of bepaalde koppelingen duurder zijn doordat het systeem extra aanpassingen of koppelingen moeilijker zijn om te maken en dat extra (licentie)kosten met zich meebrengt.
Nieuw systeem: nieuwe licentievormen
Een nieuw systeem is flexibeler en is beter voorbereid op toekomstige updates en uitbreidingen. Hierdoor kunnen de kosten op termijn lager zijn. De software leent zich beter om te koppelen met andere systemen. Er zijn minder aanpassingen nodig om het systeem up-to-date te houden. Hierdoor kunnen de kosten lager gehouden worden. Daarnaast kunnen er nieuwe prijsvormen ontstaan die meer recht doen aan het gebruik.
Een nieuw systeem hoeft geen extra kosten met zich mee te brengen, maar het is belangrijk om na te gaan welke kosten het nieuwe systeem hanteert.
Gebruikerservaring en ondersteuning
Bestaand systeem: gebruiksvriendelijkheid en klantgericht
Er is uitgebreide documentatie en ondersteuning aanwezig, zoals handleidingen, helpdesks en een grote gebruikersgroep. Dit betekent dat problemen snel kunnen worden opgelost en dat er veel ervaring beschikbaar is.
Veel bestaande systemen zijn gestandaardiseerd en er zijn bekende workflows. Dit kan ervoor zorgen dat processen makkelijker verlopen
De systemen kunnen minder gebruiksvriendelijk zijn omdat de werkwijzen van de applicatie verouderd zijn. Dit gaat ten kosten van de gebruiksvriendelijkheid en het gebruikersgemak.
Nieuw systeem: gebruiksvriendelijkheid en gebruikerservaring op maat
Een nieuw systeem kan een modernere en meer gebruiksvriendelijke interface hebben. Omdat het systeem nog in ontwikkeling is, kunnen leveranciers ook sneller reageren op feedback en aanpassingen doorvoeren die beter aansluiten bij de behoefte van de praktijk.
De ondersteuning van een nieuw systeem kan nog in opbouw zijn. Dit betekent dat er minder bronnen en ervaring beschikbaar zijn om problemen snel op te lossen. Dit kan in de beginfase voor vertraging zorgen bij het oplossen van technische problemen.
Wet- en regelgeving
Bestaand systeem: voldoen aan regelgeving en minder moderne beveiligingstechnieken
Een bestaand systeem is meestal al volledig compliant met de AVG en andere zorgspecifieke wet- en regelgeving. Dit geeft fysiotherapiepraktijken de zekerheid dat ze voldoen aan de wettelijke eisen.
Oudere systemen gebruiken soms verouderde beveiligingsprotocollen, wat een risico kan vormen voor datalekken of cyberaanvallen. De leverancier is wel verantwoordelijk voor updates, maar dit kan bij oudere systemen minder frequent gebeuren.
Nieuw systeem: moderne beveiliging en snelle aanpassing
Een nieuw systeem is meestal gebouwd volgens de laatste beveiligingsstandaarden en voldoet aan de meest recente regelgeving. Dit biedt betere bescherming tegen datalekken en andere cyberrisico’s.
Omdat een nieuw systeem vaak flexibeler is, kan het makkelijker worden aangepast aan veranderingen in wet- en regelgeving. Dit biedt extra zekerheid voor de praktijk op de lange termijn.
Integraties en Schaalbaarheid
Bestaand systeem: integraties en koppelen
Een bestaand systeem is vaak al geïntegreerd met andere zorgsystemen, zoals declaratiesystemen voor zorgverzekeraars of patiëntcommunicatieplatforms. Dit maakt de overstap eenvoudiger voor praktijken die al gebruik maken van deze systemen.
De huidige systemen zijn als gesloten systemen gebouwd. Naarmate de praktijk groeit of nieuwe technologieën worden geïntegreerd, kan een bestaand systeem minder flexibel zijn. Het systeem kan moeilijker op grote schaal aangepast worden aan nieuwe wensen of eisen.
Nieuw systeem: integreren in een ecosysteem
Een nieuw systeem kan vaak beter meegroeien met de praktijk en biedt meer flexibiliteit in het toevoegen van nieuwe functionaliteiten of het aanpassen van bestaande workflows. Dit maakt het aantrekkelijk voor praktijken die van plan zijn om uit te breiden of meer gebruik te maken van digitale oplossingen.
Omdat een nieuw systeem nog in ontwikkeling kan zijn, kunnen er minder integraties zijn met bestaande tools of zorgplatforms. Dit kan betekenen dat er extra tijd en geld nodig is om het systeem volledig in de praktijk te integreren.
Wat is de beste keuze voor jouw fysiopraktijk?
De beslissing om over te stappen naar een bestaand of nieuw EPD-systeem hangt sterk af van de specifieke behoeften van je praktijk. Bestaande systemen bieden stabiliteit en bewezen functionaliteiten, maar kunnen minder flexibel zijn voor toekomstige ontwikkelingen. Nieuwe systemen daarentegen bieden innovatie, betere schaalbaarheid en modernere technologie. Er kunnen in de beginfase nog enkele kinderziektes zijn.
Voor een praktijk die zonder risico’s wil overstappen, kan een bestaand systeem de betere keuze zijn. Voor praktijken die investeren in de toekomst, flexibeler willen werken en hun processen willen moderniseren is een nieuw systeem aantrekkelijker.
Het is essentieel om de lange termijnvisie van je praktijk mee te nemen in deze beslissing. Blijf vragen stellen over de ondersteuning, de mate van integratie, de schaalbaarheid en hoe goed de leverancier in staat is om mee te groeien met de behoeften van jouw praktijk.
