Vrijwel geen enkele praktijkhouder kiest een EPD met het idee om later over te stappen. Toch gebeurt het vaker dan gedacht: de praktijk groeit, de werkwijze verandert of het EPD past simpelweg niet meer. Pas dan wordt duidelijk hoe groot de EPD overstap kosten praktijk kunnen zijn. In dit artikel lees je waar deze kosten vandaan komen, waarom ze vaak worden onderschat en hoe je voorkomt dat je vast komt te zitten.
1. Waarom EPD-overstapkosten vaak worden onderschat
Bij de start ligt de focus op:
- functionaliteit,
- maandelijkse kosten,
- implementatiegemak.
Maar EPD overstap kosten worden zelden besproken bij het tekenen van het contract. Terwijl juist daar grote financiële en organisatorische risico’s schuilgaan. Wat kost het als deze keuze over drie of vijf jaar niet meer klopt?
2. Wanneer praktijkhouders pas aan overstappen denken
In de praktijk ontstaat de overstapwens vaak bij:
- groei naar meerdere locaties of disciplines,
- structurele frustratie over workflow of snelheid,
- gebrek aan koppelingen of innovatie,
- veranderende wet- en regelgeving.
Op dat moment wil je bewegen — maar dan blijken EPD overstap kosten praktijk een serieuze drempel te vormen.
3. Welke kosten spelen bij een EPD-overstap?
Bij een overstap krijg je vaak te maken met:
- kosten voor data-export (soms per dossier),
- kosten voor migratie en datamapping,
- dubbele licentiekosten tijdens overgang,
- implementatie en training in het nieuwe systeem,
- tijdelijk productiviteitsverlies.
Samen bepalen deze factoren de werkelijke EPD overstap kosten praktijkhouder, niet alleen de prijs van het nieuwe EPD.
4. Vendor lock-in: het verborgen financiële risico
Vendor lock-in ontstaat wanneer:
- data alleen als PDF te exporteren is,
- gestructureerde gegevens verloren gaan,
- export technisch of contractueel wordt beperkt,
- overstappen ontmoedigd wordt door hoge kosten.
Volgens het Zorginstituut Nederland is dataportabiliteit een belangrijke randvoorwaarde voor duurzame digitale zorg:
👉 https://www.zorginstituutnederland.nl
Zonder dataportabiliteit worden EPD overstap kosten praktijk niet alleen financieel, maar ook zorginhoudelijk problematisch.
5. Wat een eerlijke exit-regeling inhoudt
Een eerlijke EPD-exitregeling betekent:
- duidelijke afspraken over data-eigenaarschap,
- export in herbruikbare, gestructureerde formaten,
- transparante kosten voor ondersteuning,
- voldoende toegangstijd na opzegging.
Bij leveranciers die hierover open zijn, blijven EPD overstap kosten beheersbaar en voorspelbaar. Op de website van Verne Health lees je hoe transparantie over data en exit bijdraagt aan langdurig vertrouwen tussen leverancier en praktijkhouder:
👉 Lees meer over ons innovatie Verne EPD Platform.
6. Hoe beoordeel je overstapkosten vóór je kiest?
Wil je risico’s beperken? Stel leveranciers vóór ondertekening deze vragen:
- hoe kan ik mijn data exporteren (format & volledigheid)?
- wat kost ondersteuning bij overstap?
- hoe lang houd ik toegang na opzegging?
- kan ik tussentijds test-exports maken?
Vraag niet alleen naar instapkosten, maar naar het volledige plaatje van EPD overstap kosten over de levensduur van het systeem.
Conclusie
EPD overstap kosten praktijkhouder zijn geen randzaak, maar een strategisch risico. Wie hier vooraf geen aandacht aan besteedt, levert onbewust vrijheid en onderhandelingspositie in. Door te kiezen voor een EPD met transparante data-eigenaarschap en eerlijke exit-voorwaarden, behoud je regie — ook als de toekomst anders loopt dan gepland.
