Het eerste contactmoment met een patiënt bepaalt hoe soepel en professioneel het zorgtraject verloopt. Efficiënt afsprakenbeheer fysiotherapie is essentieel voor de beste gebruikerservaring. Toch gebeurt het maken van afspraken in veel fysiotherapiepraktijken nog telefonisch, wat leidt tot onnodige tijdverspilling, hoge administratieve lasten en gemiste kansen. Wist je dat digitale afspraakplanning niet alleen efficiënter is, maar ook de patiënttevredenheid verhoogt?

In deze blog bespreken we 5 concrete stappen om het afsprakenbeheer in fysiotherapiepraktijken te optimaliseren, en hoe Verne Health hierbij ondersteunt.

Waarom efficiënter afsprakenbeheer cruciaal is

Veel fysiotherapiepraktijken werken nog met traditionele telefonische afspraakplanning. Dit proces is niet alleen tijdrovend, maar leidt ook tot:

• Veel gemiste oproepen – Patiënten bellen buiten openingstijden en haken af als ze niet direct iemand te spreken krijgen.
• Overvolle agenda’s en dubbele boekingen – Zonder digitale planning ontstaan er fouten in het rooster.
• Tijdrovende administratie – Het handmatig inplannen en wijzigen van afspraken kost medewerkers onnodig veel tijd.
• Onnodige no-shows – Zonder automatische herinneringen vergeten patiënten afspraken vaker.

Volgens Zorgvisie kan digitale afspraakplanning het aantal gemiste afspraken met 30% verminderen en de efficiëntie van de praktijk verbeteren.

Veelvoorkomende problemen bij telefonische afspraken

Ondanks de digitalisering in de zorg gebeurt het maken van fysiotherapieafspraken in veel praktijken nog telefonisch. Dit leidt tot een inefficiënt proces met veel handelingen:

1. De patiënt belt de praktijk → Wachttijd of bezette lijnen zorgen voor frustratie.
2. De baliemedewerker noteert de afspraak → Vaak op papier of handmatig in een systeem.
3. Bij wijzigingen belt de patiënt opnieuw → Dit leidt tot extra werk en tijdverlies.
4. Geen automatische herinnering → Patiënten vergeten hun afspraken sneller.
5. No-shows en lege plekken in de agenda → Kostbare tijd en omzetverlies voor de praktijk.

Volgens NIVEL leidt een inefficiënt planningsproces tot onnodige administratieve belasting en een lagere patiënttevredenheid

5 verbeterstappen voor een efficiëntere planning

Om afspraken efficiënter te beheren en minder afhankelijk te zijn van telefonische planning, kunnen fysiotherapeuten deze stappen volgen:

1. Introduceer online afspraakplanning

Laat patiënten eenvoudig zelf een afspraak boeken via een digitaal platform. Dit bespaart tijd en vermindert het aantal telefoontjes.

2. Gebruik geautomatiseerde afspraakbevestigingen

Zorg ervoor dat patiënten direct een bevestiging via e-mail of sms ontvangen om misverstanden te voorkomen.

3. Stuur automatische herinneringen

No-shows kunnen met geautomatiseerde herinneringen drastisch worden verminderd. SMS- of e-mailherinneringen verlagen gemiste afspraken met 30%.

4. Geef patiënten toegang tot hun afspraken via een PGO

Een Persoonlijk GezondheidsOmgeving (PGO) stelt patiënten in staat om hun afspraken en behandeltrajecten zelf in te zien en aan te passen.

5. Koppel planning direct aan het EPD

Door het afsprakenbeheer te integreren met het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), ontstaat een overzichtelijk systeem zonder dubbele invoer.

Hoe Verne Health fysiotherapeuten helpt met slimme technologie

Verne Health biedt fysiotherapeuten de tools om hun praktijk efficiënter te runnen en de patiëntbeleving te verbeteren.

✅ Digitale afsprakenmodule – Patiënten kunnen online zelf afspraken plannen zonder tussenkomst van de praktijk.
✅ Automatische bevestigingen en herinneringen – Vermindert het aantal gemiste afspraken en verhoogt de efficiëntie.
✅ Integratie met EPD en PGO – Zorgverleners hebben direct inzicht in de behandelgeschiedenis en voortgang van de patiënt.
✅ Realtime agenda-updates – Patiënten kunnen hun afspraken inzien en verzetten zonder telefonisch contact.
✅ Directe koppeling met zorgverzekeraars – Vereenvoudigt declaraties en financiële afhandeling.

Wil je weten hoe Verne Health jouw praktijk kan ondersteunen met digitale afspraakplanning? Bekijk de mogelijkheden op het Verne EPD Platform.

Conclusie

Veel fysiotherapiepraktijken werken nog met verouderde telefonische afspraakplanning, wat leidt tot onnodige tijdsverspilling, gemiste afspraken en frustraties bij zowel patiënten als medewerkers.

Door over te stappen op digitale afspraakmodules en automatische herinneringen, kunnen fysiotherapeuten tijd besparen, hun praktijk efficiënter maken en de patiënttevredenheid verhogen.