Sinds de invoering van de Generieke Declaratie Standaard (GDS) ervaren veel fysiotherapiepraktijken problemen met hun declaraties. Door afwijzingen, fouten en vertragingen bij zorgverzekeraars worden betalingen uitgesteld, wat kan leiden tot liquiditeitsproblemen door vertraagde declaraties. Dit brengt niet alleen stress met zich mee, maar kan ook de continuïteit van je praktijk in gevaar brengen. In deze blog bespreken we de oorzaken van vertraagde declaraties en geven we 4 praktische oplossingen om liquiditeitsproblemen te voorkomen.

Waarom leiden vertraagde declaraties tot liquiditeitsproblemen?

In een fysiotherapiepraktijk zijn declaraties de belangrijkste bron van inkomsten. Wanneer deze vertraging oplopen, kunnen praktijken moeite krijgen met het betalen van salarissen, huur en andere vaste lasten. De belangrijkste oorzaken van liquiditeitsproblemen door vertraagde declaraties zijn:

Afwijzingen door fouten in declaraties

De GDS stelt strengere eisen aan declaraties. Als een veld niet correct is ingevuld of een code ontbreekt, wordt de declaratie afgewezen en moet deze opnieuw worden ingediend. Dit kost tijd en zorgt voor uitstel van betalingen.

Langzamere verwerking door verzekeraars

Veel zorgverzekeraars hebben moeite met de implementatie van de GDS, waardoor declaraties langer blijven liggen voordat ze worden goedgekeurd en uitbetaald.

Onvoldoende inzicht in de status van declaraties

Fysiotherapeuten die hun declaraties handmatig of via minder geavanceerde software indienen, hebben vaak geen realtime inzicht in de status van hun declaraties. Dit maakt het lastig om tijdig in te grijpen als er iets misgaat.

Extra administratieve lasten

De nieuwe eisen van de GDS maken het declareren tijdrovender. Wanneer een praktijk onvoldoende capaciteit heeft voor extra administratie, kunnen declaraties blijven liggen, wat leidt tot cashflowproblemen.

Lees meer over declaratiestandaarden op Zorgvisie.

Hoe voorkom je liquiditeitsproblemen?

Gelukkig zijn er verschillende strategieën om deze problemen aan te pakken en de financiële stabiliteit van je praktijk te waarborgen.

Automatiseer je declaratieproces

Een van de meest effectieve manieren om vertragingen en fouten te voorkomen, is het gebruik van een geavanceerd declaratiesysteem zoals het Verne EPD Platform. Dit platform zorgt ervoor dat:
✅ Declaraties automatisch worden ingediend volgens de nieuwste GDS-eisen.
✅ Fouten direct worden opgemerkt en gecorrigeerd vóór verzending.
✅ Je realtime inzicht hebt in de status van je declaraties, zodat je sneller actie kunt ondernemen bij afwijzingen.

Met automatisering bespaar je tijd en minimaliseer je de kans op fouten die tot vertraging kunnen leiden.

Controleer je declaraties vóór verzending

Voorkomen is beter dan genezen. Voordat je een declaratie indient, is het belangrijk om deze zorgvuldig te controleren. Let op:

• Zijn alle verplichte velden correct ingevuld?
• Worden de juiste diagnose- en behandelcodes gebruikt?
• Voldoet de declaratie aan de eisen van de verzekeraar?

Met een EPD-systeem zoals Verne Health worden deze controles automatisch uitgevoerd, zodat je declaraties in één keer goed worden ingediend.

Houd rekening met langere verwerkingstijden

Omdat declaraties langer kunnen duren, is het verstandig om vooruit te plannen. Denk hierbij aan:

• Een financiële buffer opbouwen: Zorg ervoor dat je voldoende reserve hebt om een periode met vertraagde betalingen te overbruggen.
• Sneller declareren: Dien declaraties wekelijks of zelfs dagelijks in, zodat je eerder betaald wordt en minder risico loopt op betalingsachterstanden.

Met de tools van Verne Health kun je declaraties direct en automatisch verwerken, waardoor je sneller je geld ontvangt.

De rol van technologie in efficiënter declareren

Niet alle praktijksoftware is direct aangepast aan de GDS, wat leidt tot fouten en vertragingen. Kies een softwareleverancier die niet alleen up-to-date is met de nieuwste standaarden, maar ook ondersteuning biedt bij problemen.

Met de juiste technologie kun je:

• Declaraties automatisch en foutloos indienen.
• Realtime inzicht krijgen in de status van declaraties.
• Ondersteuning ontvangen bij declaratieproblemen.

Lees meer over digitale zorgadministratie op Nictiz.

Waarom kiezen voor Verne Health?

✅ Volledig geïntegreerd met de GDS – je declaraties worden automatisch correct ingediend.
✅ Realtime inzicht in je declaraties – je ziet direct waar een vertraging zit.
✅ Ondersteuning bij declaratieproblemen – Verne helpt je met het corrigeren van foutmeldingen en het optimaliseren van je administratie.

Bij Verne Health wordt technologie ingezet om fysiotherapiepraktijken te ondersteunen in het declaratieproces. Met een betrouwbaar systeem voorkom je de meeste liquiditeitsproblemen door vertraagde declaraties en zorg je ervoor dat je praktijk financieel gezond blijft.