De invoering van de Generieke Declaratie Standaard (GDS) heeft veel fysiotherapiepraktijken op administratief gebied voor flinke uitdagingen gesteld. De koppeling van softwareleveranciers en de Generieke Declaratie Standaard is essentieel om dit goed te laten verlopen. Hoewel deze nieuwe standaard bedoeld is om declaraties te uniformeren en efficiënter te maken, ervaren veel praktijken juist het tegenovergestelde: extra administratieve lasten, afwijzingen en lange verwerkingstijden.

Een van de grootste oorzaken? Niet alle softwareleveranciers hebben hun systemen op tijd aangepast aan de GDS. Dit heeft geleid tot frustratie bij fysiotherapeuten die afhankelijk zijn van hun software om declaraties correct in te dienen. In deze blog bespreken we waarom softwareleveranciers en de Generieke Declaratie Standaard zo nauw met elkaar verbonden zijn en hoe je de juiste keuze maakt voor een betrouwbare softwarepartner.

Waarom is software cruciaal bij de GDS?

De GDS stelt strengere eisen aan declaraties. Dit betekent dat fysiotherapeuten méér gegevens moeten aanleveren en dat fouten sneller leiden tot afwijzingen. Een goed softwarepakket automatiseert veel van deze processen en zorgt ervoor dat je declaraties direct voldoen aan de nieuwe regels.

Met de juiste software:
✅ Worden declaraties automatisch gecontroleerd op fouten vóór verzending.
✅ Heb je altijd inzicht in de status van je declaraties.
✅ Voldoe je automatisch aan de nieuwste declaratieregels, zonder dat je handmatig hoeft bij te sturen.

Als je softwareleverancier niet tijdig de GDS heeft geïmplementeerd, loop je risico op vertragingen, fouten en een hogere administratieve last.

Lees meer over declaratiestandaarden op Zorgvisie.

Veelvoorkomende problemen door slecht aangepaste software

Sinds de invoering van de GDS lopen fysiotherapiepraktijken tegen verschillende softwareproblemen aan:

1️⃣ Declaraties worden afgewezen door verouderde software

Sommige systemen ondersteunen de nieuwe eisen nog niet volledig, waardoor fysiotherapeuten handmatig gegevens moeten aanvullen of correcties moeten doen.

2️⃣ Gebrek aan ondersteuning bij foutmeldingen

Als een declaratie wordt afgewezen, kan het lastig zijn om te achterhalen wát er fout is gegaan. Zonder een goed systeem moeten fysiotherapeuten dit handmatig uitzoeken, wat extra tijd kost.

3️⃣ Trage updates en onduidelijke communicatie vanuit leveranciers

Niet alle softwareleveranciers communiceren helder over wijzigingen in hun systemen, waardoor praktijken pas te laat ontdekken dat ze niet voldoen aan de nieuwe standaarden.

4️⃣ Geen realtime inzicht in declaratiestatus

Sommige softwarepakketten bieden geen duidelijk overzicht van welke declaraties nog in behandeling zijn, zijn afgewezen of opnieuw moeten worden ingediend.

Deze problemen zorgen ervoor dat praktijken veel extra tijd kwijt zijn aan administratie, terwijl dat juist zou moeten worden verminderd.

Lees meer over digitale zorgadministratie op Nictiz.

Hoe kies je de juiste softwareleverancier?

Om declaratieproblemen en extra administratieve lasten te voorkomen, is het cruciaal om samen te werken met een softwareleverancier die up-to-date is en ondersteuning biedt. Een goede softwarepartner biedt:

✔ Volledige integratie met de GDS – Alle declaraties worden automatisch verwerkt volgens de nieuwste standaarden.
✔ Automatische foutcontrole – Declaraties worden gecontroleerd voordat ze worden ingediend, zodat je minder afwijzingen krijgt.
✔ Realtime inzicht in declaratiestatus – Je ziet direct welke declaraties zijn goedgekeurd, in behandeling zijn of moeten worden aangepast.
✔ Goede ondersteuning bij problemen – Als er een fout optreedt, krijg je direct inzicht in de oorzaak én hoe je dit kunt oplossen.

Door te kiezen voor een betrouwbare softwarepartner, voorkom je declaratieproblemen en zorg je ervoor dat je praktijk soepel blijft draaien.

Wat kun je doen als je software niet goed werkt?

Als je merkt dat je declaraties worden afgewezen of dat je systeem niet goed werkt met de GDS, onderneem dan de volgende stappen:

📌 Neem contact op met je softwareleverancier – Vraag of en wanneer zij hun systeem volledig hebben aangepast aan de GDS.

📌 Overweeg een overstap naar een GDS-proof oplossing – Als je huidige software blijft achterlopen, kan het zinvol zijn om over te stappen naar een platform dat wél goed werkt. Verne Health is volledig GDS-proof en helpt fysiotherapeuten bij een soepele declaratieafhandeling.

📌 Gebruik handmatige controles als tussenoplossing – Controleer of je declaraties voldoen aan de nieuwste eisen voordat je ze indient. Een goed EPD-systeem doet dit automatisch, maar als jouw software nog niet up-to-date is, kan een handmatige check afwijzingen helpen voorkomen.

📌 Blijf op de hoogte van updates en ontwikkelingen – Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd blijft over wijzigingen in declaratiestandaarden en software-updates, zodat je altijd weet wat er speelt.

Conclusie

Een soepele overgang naar de Generieke Declaratie Standaard (GDS) staat of valt met de kwaliteit van je softwareleverancier. Als je software niet goed werkt, leidt dit tot fouten, afwijzingen en extra administratie. Door te kiezen voor een betrouwbare partner zoals Verne Health, zorg je ervoor dat je declaraties foutloos en efficiënt worden verwerkt.

Heb jij last van declaratieproblemen door de GDS? Ontdek hoe Verne Health jouw praktijk kan helpen met een 100% GDS-proof declaratiesysteem. Bezoek Verne Health en maak jouw administratie weer eenvoudig!